Oggi voglio parlarti di un tool che ho conosciuto mentre stavo frequentando il corso per diventare assistente virtuale, e devo dire che é stato quasi amore a prima vista.

Finito il corso ho voluto provarlo per impostare la mia organizzazione e, giorno dopo giorno, ho imparato ad apprezzare la sua impostazione molto visual, flessibile e colorata.

Inoltre, grazie alle sue nuove integrazioni, mi é comodo associarlo ad altri tool che normalmente uso come Google drive, Google calendar, Gmail e Toggl.

Oggi inizio a parlarti di TRELLO e di come puoi integrarlo nella gestione del tuo biz e della tua vita quotidiana.

Andiamo a vedere un po’ quali sono le sue basi, soprattutto per te che magari non l’hai mai utilizzato, ma ci stai facendo un pensierino per creare il tuo workflow.

 

Che cos’è Trello?

Trello è un tool di project management gratuito che puoi utilizzare per gestire i tuoi progetti in team, il calendario editoriale, gruppi di idee, vita famigliare oppure organizzare matrimoni o vacanze.

È un contenitore completamente neutro che, proprio grazie alla sua neutralità, può contenere qualsiasi progetto o idea tu voglia sviluppare.

 

Le basi di Trello

Gli elementi che puoi intrecciare tra loro per comporre il tuo workflow sono:

1. Bacheche
2. Liste
3. Schede

Il principio di Trello è quello di creare un diverso numero di liste in orizzontale, che vanno da sinistra verso destra, lungo tutta la linea. Ogni lista comprenderà una serie di schede che rappresentano i tuoi compiti da svolgere o informazioni da inserire.

Bacheche

Dopo aver creato il tuo account di Trello, sei pronta per iniziare a comporre la tua prima bacheca. Pensa a ogni bacheca come una grande lavagna o muro bianco su cui puoi scrivere, per gestire e tenere sotto controllo il tuo business.

Potrai crearne bacheche per gestire diversi aspetti della vita lavorativa e personale, come per esempio: la tua to-do giornaliera (lavorativa e non), il calendario editoriale, lo sviluppo di un manuale operativo, di un corso, la gestione del tuo gruppo Facebook, gestione dei contenuti social o la presa in carica di nuovi clienti.

 

Lista

Le liste sono quelle caselle grigie, che partono da sinistra verso destra, e fungono da intestazione alle colonne create sulla tua bacheca.

Alcuni esempi di titoli per le tue liste potrebbero essere: “Idee Blog post” per il calendario editoriale, oppure “Prima impressione” per il tuo client on boarding.

 

Scheda

Pensa ad ogni scheda come una nota scritta su un post-it che poi attacchi su un foglio, tavola o lavagna. In ognuna potrai aggiungere allegati come file, immagini e link oppure creare una check-list con i vari step che compi ogni volta che devi scrivere un post per il tuo blog.

 

Opzioni per le schede

 

Descrizione

Qui puoi scrivere un mini riassunto sul contenuto della scheda o qualsiasi altra cosa tu debba tenere in evidenza. Io per esempio a volte, inserisco pezzi di testo di un possibile articolo che voglio scrivere o magari annoto semplici promemoria.

 

Commenti

Questo è il sistema di messaggistica interno di Trello che puoi sfruttare per comunicare con i tuoi collaboratori ammessi alla condivisione della bacheca, perché ovviamente lavorano con te su indeterminato progetto.

Aspetto per me comodissimo perché così, anche gli scambi veloci come i commenti, rimangono tutti in un posto solo. Non ti aspettare la stessa impostazione avanzata di whatsapp, ma comunque è una comodità per evitare immense quantità di email 😉

 

Aggiungi membri

Sezione in cui potrai aggiungere i membri del tuo team (anche solo due persone bastano) con cui stai portando avanti un progetto. Aggiungi il membro per poter condividere commenti, idee, file, immagini. Il tutto rimanendo all’interno della tua scheda.

 

Etichette

È possibile creare fino a 11 etichette di colore diverso. Per esempio, il mio calendario editoriale per il blog, include le etichette che corrispondono alle categorie del blog, in modo da differenziare le tipologie di post.

Oppure puoi usarle per catalogare i post “pubblicati” oppure “in revisione”. Anche qui libera organizzazione.

 

Check-list

Se la tua scheda riguarda una task legata al tuo biz, puoi aggiungere una check-list di tutti i passaggi da intraprendere per completare la task in questione.

Per esempio puoi schematizzare tutti i passaggi che compi per scrivere un post.

 

Data di scadenza

La tua scheda contiene un compito che deve essere completato entro una certa data? Aggiungi la scadenza alla tua scheda che sarà sempre visibile sulla scheda stessa, oltre che sul calendario interno di Trello.

 

Aggiungi allegati

Per allegare file, foto e link che ti occorre allegare alla scheda in questione.

 

Spostare

Vuoi spostare la tua scheda in un’altra lista? Certo che puoi farlo! È possibile spostare una scheda all’interno di una lista all’atra, semplicemente trascinandola.

 

Duplica

Hai una scheda di cui devi duplicare il contenuto più volte? Puoi farne tutte le copie che desideri, senza dover riscrivere i contenuti, lasciando così la scheda originale intatta.

 

Iscriviti

Usato per dare la possibilità di a collaboratori/assistenti di iscriversi alla singola scheda (non all’intero progetto) e poter commentare.

 

Archivia/Elimina

Hai ultimato una scheda i vuoi eliminarla? Clicca qui e lei non comparirà più nella tua lista. Se l’archivi invece, potrai sempre recuperarla in seguito.

 

Opzioni per le bacheche

Da smartphone troverai a destra delle bacheche la rotella delle impostazioni e cliccandoci sopra avrai la possibilità di personalizzarla, mentre da PC dovrai cliccare su “mostra menù” e poi cliccare su “… Altro”:

 

Sfondi

Puoi colorare le tue bacheche con diversi colori pieni, o immagini suggestive, business o altro. Se invece vuoi personalizzare con sfondi tuoi, tipo immagini importate da pc o smartphone devi avere la versione Gold di Trello.

 

Modifica etichette

Potrai nominare e cambiare il colore delle etichette della tua lista.

 

Power-Ups

Ci sono così tanti integrazioni per Trello, che potrei fare un intero post solo per parlarti di loro (prossimamente ti parlerò di alcune di loro).

Comunque questi piccoli super poteri rendono speciale il tuo lavoro. Quella che preferisco é il Calendario che ti permette di visualizzare le varie scadenze che hai inserito alle tue schede.

Ovviamente se usi Trello da PC avrai la possibilità di sfruttare qualche opzione in più rispetto a quando lo utilizzi da smartphone o tablet, ma ti assicuro che non perderai nessun passaggio utile. Con questo post spero di averti dato l’idea su cui costruire i tuoi workflow per iniziare a organizzare meglio il tuo business.

Nelle prossime settimane ti farò conoscere altri aspetti di Trello, come le sue integrazioni e in che modo potrai sfruttarlo in base alla tua professione, quindi rimani collegata sul blog.

 

Nel frattempo dai un occhio qui sotto !!!

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