TRELLO: le basi per il tuo biz

Oggi voglio parlarti di un tool che ho conosciuto mentre stavo frequentando il corso per diventare assistente virtuale, e devo dire che é stato quasi amore a prima vista.

Finito il corso ho voluto provarlo per impostare la mia organizzazione e, giorno dopo giorno, ho imparato ad apprezzare la sua impostazione molto visuale, flessibile e colorata, che s’addice alla mia idea di gestione attività.

Inoltre, grazie alle sue nuove integrazioni, mi é comodo associarlo ad altri tool che normalmente uso come Google drive, Google calendar, Gmail e Toggl.

Oggi inizio a parlarti di TRELLO e di come puoi integrarlo nella gestione del tuo biz e della tua vita quotidiana.

Andiamo a vedere un po’ quali sono le sue basi, soprattutto per te che magari non l’hai mai utilizzato, ma ci stai facendo un pensierino per creare il tuo workflow.

 

Che cos’è Trello?

Trello è un tool di project management gratuito che puoi utilizzare per organizzare e gestire qualsiasi cosa: il tuo business, i tuoi progetti in team, proposte, idee, vita famigliare, blog post oppure un matrimonio o le vacanze. È un contenitore completamente neutro che proprio grazie alla sua neutralità può contenere qualsiasi progetto o idea tu voglia sviluppare.

 

Le basi di Trello

Gli elementi che puoi intrecciare tra loro per comporre il tuo workflow sono:

1. Bacheche
2. Liste
3. Schede

In pratica con questi tre elementi, andrai a creare un diverso numero di liste in orizzontale, da sinistra a destra, lungo tutta la linea. Le task partono dalla prima lista a sinistra per poi proseguire verso destra, mano mano che completi le attività svolte o ultimate.

 

Bacheche

Quando ti iscrivi a Trello, ti compare in automatico una “Tavola di Benvenuto” che ti accompagna attraverso i primi passaggi che dovrai fare con Trello. Ti consiglio di seguirlo perché ti sarà utile.

Fatto questo puoi iniziare a comporre la tua prima bacheca. Pensa a ogni scheda come una grande lavagna bianca su cui puoi scrivere, per gestire e tenere sotto controllo il tuo business.

Potrai crearne davvero di ogni, come per esempio: la tua to-do giornaliera lavorativa e personale, calendario editoriale, un manuale operativo, la gestione del tuo gruppo Facebook, gestione dei contenuti social o la presa in carica di nuovi clienti.

 

Lista

Le liste sono quelle caselle grigie che fungono da intestazione delle colonne create sulla tua lavagna.

Alcuni esempi di titoli per le tue liste potrebbero essere: “Idee Blog post” per il calendario editoriale, oppure “Prima impressione” per il tuo client on boarding.

 

Scheda

Pensa ad ogni scheda come una nota scritta su un post-it che poi attacchi su un foglio, tavola o lavagna. In ognuna potrai aggiungere allegati come file, immagini e link oppure creare una check-list con i vari step che compi ogni volta che devi scrivere un post per il tuo blog.

 

Opzioni per le schede

 

Descrizione

Qui puoi un mini riassunto sul contenuto della scheda oppure io a volte inserisci dei pezzi di testo di un possibile articolo che voglio scrivere, sull’argomento della scheda che ho creato.

 

Commenti

Qui puoi scrivere i tuoi appunti. Hai bisogno di ricordare qualcosa di specifico sul contenuto della scheda? Aggiungi un commento in modo da poterlo trovare quando vuoi.

 

Aggiungi membri

Hai un gruppo di lavoro (anche solo due persone bastano) con cui stai portando avanti un progetto e vuoi evitare email kilometriche? Qui puoi farlo! Aggiungi il membro e così potrete condividere commenti, idee, file, immagini e tutto rimanendo all’interno della tua scheda.

 

Etichette

È possibile creare fino a 11 etichette di colore diverso da utilizzare. Il mio calendario editoriale per il blog include, per esempio, le etichette che corrispondono alle categorie del mio blog per differenziare le tipologie di articoli. Oppure puoi usarle per catalogare i post “pubblicati” oppure “in revisione”.

 

Checklists

Se la tua scheda riguarda una task legata al tuo biz, puoi aggiungere una checklist di tutti i passaggi da intraprendere per completare la task in questione. Per esempio per schematizzare tutti i passaggi che compi per scrivere un post.

 

Data di scadenza

La tua scheda contiene un compito che deve essere completato entro una certa data? Aggiungi la scadenza alla tua scheda e Trello ti invierà una notifica quando sarà il momento.

 

Aggiungi allegati

File, foto e link inserisci quello che ti serve.

 

Spostare

Vuoi spostare la tua scheda in un’altra lista? Certo che puoi farlo! È possibile anche spostare una scheda all’interno di una lista trascinandola e rilasciando.

 

Duplica

Hai una scheda che devi duplicare? Puoi farne tutte le copie che desideri, senza dover riscrivere i contenuti e lasciando la scheda originale intatta. È molto utile duplicare le schede che riguardano un processo quando ne ho bisogno.

 

Iscriviti

Usato per dare la possibilità di a collaboratori/assistenti di iscriversi alla scheda e poter commentare.

 

Archivia/Elimina

Hai ultimato una scheda i vuoi eliminarla? Clicca qui e lei non comparirà più nella tua lista. Se l’archivi invece, potrai sempre recuperarla in seguito.

 

Opzioni per le bacheche

 

Da smartphone troverai a destra delle bacheche la rotella delle impostazioni e cliccandoci troverai la possibilità di personalizzare, mentre da PC clicca su “mostra menù” e poi clicca su “… Altro”:

 

Sfondi

Puoi colorare le tue bacheche con diversi colori pieni, o immagini suggestive, business o altro. Se invece vuoi personalizzare con sfondi tuoi, tipo immagini importate da occhio o smartphone devi acquistare la versione Gold di Trello.

 

Modifica etichette

Potrai nominare e cambiare il colore delle etichette della tua lista.

 

Power-Ups

Ci sono così tanti integrazioni che potrei fare un intero post solo per parlarti di loro (prossimamente ti parlerò di alcune di loro). Comunque questi piccoli super poteri rendono speciale il tuo lavoro. Quella che preferisco é il Calendario che ti permette di visualizzare le schede della lista con le date di scadenza di un calendario.

Ovviamente se usi Trello da PC avrai la possibilità di sfruttare qualche opzione in più rispetto a quando lo utilizzi da smartphone, ma ti assicuro che non perderai nessun passaggio utile.

Con questo post spero di averti dato l’idea su cui costruire i tuoi workflow per iniziare a organizzare meglio il tuo business.

Nelle prossime settimane ti farò conoscere altri aspetti di Trello, come le sue integrazioni e in che modo potrai sfruttarlo in base alla tua professione, quindi rimani collegata sul blog.

 

Nel frattempo dai un occhio al mio regalo!!!

 

Ho creato per te un modello GRATUITO di bacheca con Trello basato su un layout settimanale. Ho incluso le immagini di copertina per ogni lista e alcune schede vuote in cui inserire le tue attività. Ovviamente questa è un punto di partenza che potrai modificare in base alle tue esigenze.

Inoltre, se desideri utilizzare questa bacheca solo per la tua settimana lavorativa di 5 giorni, puoi eliminare tutte le schede visualizzate nelle liste di sabato e domenica, oppure lasciale e incrementale con le cose da fare tue personali, così avrai tutto riunito in un unico posto.