Oggi voglio parlarti di un tool che ho conosciuto mentre stavo frequentando il corso per diventare assistente virtuale, e devo dire che é stato quasi amore a prima vista.
Finito il corso ho voluto provarlo per impostare la mia organizzazione e, giorno dopo giorno, ho imparato ad apprezzare la sua impostazione molto visual, flessibile e colorata.
Inoltre, grazie alle sue nuove integrazioni, mi é comodo associarlo ad altri tool che normalmente uso come Google drive, Google calendar, Gmail e Toggl.
Oggi inizio a parlarti di TRELLO e di come puoi integrarlo nella gestione del tuo biz e della tua vita quotidiana.
Andiamo a vedere un po’ quali sono le sue basi, soprattutto per te che magari non l’hai mai utilizzato, ma ci stai facendo un pensierino per creare il tuo workflow.
Che cos’è Trello?
Trello è un tool di project management gratuito che puoi utilizzare per gestire i tuoi progetti in team, il calendario editoriale, gruppi di idee, vita famigliare oppure organizzare matrimoni o vacanze.
È un contenitore completamente neutro che, proprio grazie alla sua neutralità, può contenere qualsiasi progetto o idea tu voglia sviluppare.
Le basi di Trello
Gli elementi che puoi intrecciare tra loro per comporre il tuo workflow sono:
- Bacheche
- Liste
- Schede
Il principio di Trello è quello di creare un diverso numero di liste in orizzontale, che vanno da sinistra verso destra, lungo tutta la linea. Ogni lista comprenderà una serie di schede che rappresentano i tuoi compiti da svolgere o informazioni da inserire.
Bacheche
Dopo aver creato il tuo account di Trello, sei pronta per iniziare a comporre la tua prima bacheca. Pensa a ogni bacheca come una grande lavagna o muro bianco su cui puoi scrivere, per gestire e tenere sotto controllo il tuo business.
Potrai crearne bacheche per gestire diversi aspetti della vita lavorativa e personale, come per esempio: la tua to-do giornaliera (lavorativa e non), il calendario editoriale, lo sviluppo di un manuale operativo, di un corso, la gestione del tuo gruppo Facebook, gestione dei contenuti social o la presa in carica di nuovi clienti.
Lista
Le liste sono quelle caselle grigie, che partono da sinistra verso destra, e fungono da intestazione alle colonne create sulla tua bacheca.
Alcuni esempi di titoli per le tue liste potrebbero essere: “Idee Blog post” per il calendario editoriale, oppure “Prima impressione” per il tuo client on boarding.
Scheda
Pensa ad ogni scheda come una nota scritta su un post-it che poi attacchi su un foglio, tavola o lavagna. In ognuna potrai aggiungere allegati come file, immagini e link oppure creare una check-list con i vari step che compi ogni volta che devi scrivere un post per il tuo blog.
Opzioni per le schede
Descrizione
Qui puoi scrivere un mini riassunto sul contenuto della scheda o qualsiasi altra cosa tu debba tenere in evidenza. Io per esempio a volte, inserisco pezzi di testo di un possibile articolo che voglio scrivere o magari annoto semplici promemoria.
Commenti
Questo è il sistema di messaggistica interno di Trello che puoi sfruttare per comunicare con i tuoi collaboratori ammessi alla condivisione della bacheca, perché ovviamente lavorano con te su indeterminato progetto.
Aspetto per me comodissimo perché così, anche gli scambi veloci come i commenti, rimangono tutti in un posto solo. Non ti aspettare la stessa impostazione avanzata di whatsapp, ma comunque è una comodità per evitare immense quantità di email 😉
Aggiungi membri
Sezione in cui potrai aggiungere i membri del tuo team (anche solo due persone bastano) con cui stai portando avanti un progetto. Aggiungi il membro per poter condividere commenti, idee, file, immagini. Il tutto rimanendo all’interno della tua scheda.
Etichette
È possibile creare fino a 11 etichette di colore diverso. Per esempio, il mio calendario editoriale per il blog, include le etichette che corrispondono alle categorie del blog, in modo da differenziare le tipologie di post.
Oppure puoi usarle per catalogare i post “pubblicati” oppure “in revisione”. Anche qui libera organizzazione.
Check-list
Se la tua scheda riguarda una task legata al tuo biz, puoi aggiungere una check-list di tutti i passaggi da intraprendere per completare la task in questione.
Per esempio puoi schematizzare tutti i passaggi che compi per scrivere un post.
Data di scadenza
La tua scheda contiene un compito che deve essere completato entro una certa data? Aggiungi la scadenza alla tua scheda che sarà sempre visibile sulla scheda stessa, oltre che sul calendario interno di Trello.
Aggiungi allegati
Per allegare file, foto e link che ti occorre allegare alla scheda in questione.
Spostare
Vuoi spostare la tua scheda in un’altra lista? Certo che puoi farlo! È possibile spostare una scheda all’interno di una lista all’atra, semplicemente trascinandola.
Duplica
Hai una scheda di cui devi duplicare il contenuto più volte? Puoi farne tutte le copie che desideri, senza dover riscrivere i contenuti, lasciando così la scheda originale intatta.
Iscriviti
Usato per dare la possibilità di a collaboratori/assistenti di iscriversi alla singola scheda (non all’intero progetto) e poter commentare.
Archivia/Elimina
Hai ultimato una scheda i vuoi eliminarla? Clicca qui e lei non comparirà più nella tua lista. Se l’archivi invece, potrai sempre recuperarla in seguito.
Opzioni per le bacheche
Da smartphone troverai a destra delle bacheche la rotella delle impostazioni e cliccandoci sopra avrai la possibilità di personalizzarla, mentre da PC dovrai cliccare su “mostra menù” e poi cliccare su “… Altro”:
Sfondi
Puoi colorare le tue bacheche con diversi colori pieni, o immagini suggestive, business o altro. Se invece vuoi personalizzare con sfondi tuoi, tipo immagini importate da pc o smartphone devi avere la versione Gold di Trello.
Modifica etichette
Potrai nominare e cambiare il colore delle etichette della tua lista.
Power-Ups
Ci sono così tanti integrazioni per Trello, che potrei fare un intero post solo per parlarti di loro (prossimamente ti parlerò di alcune di loro).
Comunque questi piccoli super poteri rendono speciale il tuo lavoro. Quella che preferisco é il Calendario che ti permette di visualizzare le varie scadenze che hai inserito alle tue schede.
Ovviamente se usi Trello da PC avrai la possibilità di sfruttare qualche opzione in più rispetto a quando lo utilizzi da smartphone o tablet, ma ti assicuro che non perderai nessun passaggio utile. Con questo post spero di averti dato l’idea su cui costruire i tuoi workflow per iniziare a organizzare meglio il tuo business.
Nelle prossime settimane ti farò conoscere altri aspetti di Trello, come le sue integrazioni e in che modo potrai sfruttarlo in base alla tua professione, quindi rimani collegata sul blog.
Nel frattempo dai un occhio qui sotto !!!
Iscriviti alla LIBRERIA DI RISORSE GRATUITE in cui troverai contenuti che parlano di Trello e molto altro…
Ciao Mara complimenti per l’articolo.
Mi chiamo Raffaele e mi sono da poco iscritto a trello e vorrei un aiuto. Ti spiego quali sono le mie intenzioni e cosa vorrei sapere.
Ho bisogno di creare liste giornaliere che riprendono data e giorno della settimana per tutto il mese con il titolo es: 1/1/2018 Lunedì. Ho notato che ogni volta che creo una lista, tocca scrivere manualmente il tutto, modificando il giorno e la data. Quello che vorrei chiederti esiste un modo che mi va a modificare il giorno e la data progressivamente in automatico? cioè creando una nuova lista mi appare automaticamente il giorno e la data successiva.
Grazie della tua disponibilità.
Ciao Raffaele, sono contenta ti sia piaciuto il mio articolo. Grazie!
Mi spiace ma c’è il modo di duplicare le liste ma non quello di far cambiare in automatico le date come per es le celle di Excell. A presto!
Ciao Mara,
grazie in anticipo per i preziosi consigli e complimenti per l’articolo.
Stò utilizzando Trello in azienda da qualche mese con il quale mi trovo bene ma vorrei un consiglio per risolvere una difficoltà.
Ho la necessità di inserire membri diversi su schede diverse, quando però inserisco un membro all’interno di una scheda poi vede tutta la bacheca anzichè solo la scheda in cui è stato inserito, c’è modo di ovviare a questo? Non vorrei creare una bacheca per ogni membro.
Grazie 1000 e buona serata
Ciao Paolo,
sono davvero contenta di averti aiutato con in miei articoli e che ti sia organizzato con Trello per l’organizzazione del tuo lavoro in azienda.
Rispondendo alla tua domanda, devo dirti che attualmente Trello non supporta le autorizzazioni per scheda: una volta che un membro ha accesso alla bacheca, è in grado di visualizzare tutte le schede che ne fanno parte.
Per ora, posso suggerirti di creare bacheche separate per diversi livelli di autorizzazione. Spero che questo mio piccolo suggerimento possa risolvere il tuo problema.
A presto e buon lavoro!
Grazie Mara per la pronta risposta,
in effetti in questo momento stò lavorando con questa modalità, spero un domani vengano inserite le autorizzazioni anche alle schede in modo da poter gestire le attività dei vari collaboratori da un’unica bacheca.
Grazie ancora e buona giornata
Paolo