Sono sempre stata una patita dell’organizzazione e, anche quando lavoravo come dipendente, in ufficio organizzavo la mia attività con scadenza settimanale; in sostanza non mi è mai piaciuto che le attività mi piovessero addosso (si capisce che ho la mania del controllo sulle mie cose?).
- Scrivania con oggetti sistemati sempre nello stesso posto (almeno so dove trovare ciò che mi serve al volo);
- File a pc archiviati in cartelle ben distinte (non alla ricerca del file perduto!);
- Agenda o Planner da tavolo su cui scrivevo le varie cose da fare (e vai di evidenziatore per far risaltare le cose più importanti);
- Documenti cartacei archiviati nei raccoglitori in senso logico;
Lavorare a testa bassa senza avere ben chiaro cosa fare o senza realizzare alcunché a fine giornata, non è mai stata la mia massima aspirazione.
Per questo, quando ho iniziato a lavorare come assistente virtuale, ho cercato modi diversi per far conciliare tutte le mie attività e le mie manie organizzative.
Desideravo qualcosa di flessibile, facile da utilizzare (e imparare) e soprattutto visual; un qualcosa che a colpo d’occhio mi facesse capire cosa fare, facilitandomi la vita.
Ecco perché quando ho incontrato Trello è stato amore a prima vista!
Con Trello ho inizialmente impostato la mia to-do list settimanale e rimpicciolito le mie lunghissime check-list di cose da fare, riducendole in tante piccole attività più misurabili e realistiche, per poi gestire bei progetti.
Proprio per questo, nel post di oggi, ci tengo a condividere con te come organizzo la mia attività con Trello. Questi sono ottimi punti di partenza da cui potrai trarre spunti utili per il tuo biz.
1| CON TRELLO ORGANIZZO LA MIA ATTIVITÀ GIORNALIERA E SETTIMANALE
Aggiungo giorno per giorno le varie attività da svolgere in un unica bacheca chiamata “to-do list settimanale” in cui segno sia quello che devo fare per me che per le mie clienti. In questo modo riesco ad avere un quadro completo del tempo a mia disposizione e delle varie scadenze.
Uso ovviamente anche Google Calendar che, associato a Trello, mi consente di tenere sotto controllo sia gli appuntamenti giornalieri (grazie al promemoria e ai vari calendari creati) sia quelli da svolgere con scadenza settimanale o mensile.
Mentre completo i compiti della mia to-do list, posso spuntare la check-list e archiviare poi le schede per avere una visione più trasparente dell’avanzamento lavori.
2| UN POSTO DOVE AGGIUNGERE LE MIE IDEE IN QUALSIASI MOMENTO
Mi trovo molto comoda ad aggiungere le mie idee in Trello, perché posso usarlo da qualsiasi dispositivo, soprattutto dal mio smartphone.
Se esco di casa e nel frattempo ho un’idea, posso aprire Trello e aggiungerla alla scheda giusta, senza avere foglietti sparsi per la borsa o note scritte sull’agenda che, tra l’altro, non è detto si riesca sempre a ficcare in borsa.
Trello alleggerisce la mia mente dal compito di diversi ricordare sempre tutto (cosa umanamente impossibile!).
Ho delle schede per idee sui post dei blog, per le idee della newsletter, per i miei nuovi servizi o libri da leggere. Trello rende facile organizzare i pensieri legati a ogni mio progetto.
3| CON TRELLO ORGANIZZO LE ATTIVITÀ LEGATE AL BLOG
Ho una bacheca che uso per fare brainstorming, in cui scarico tutte le idee relative agli argomenti del blog, e che poi, vado a espandere nella descrizione di ogni scheda oppure allegando un doc di Google Drive.
Mi piace poterlo fare utilizzando le sue schede in quanto, la possibilità di inserire una check-list, mi aiuta a rimanere concentrata sull’argomento invece di divagare su pensieri non correlati.
Infatti, ogni nuova idea che si forma nella mia mente diventa subito una nuova scheda che poi sviluppo nella scrittura di un blog post o una newsletter.
4| CON TRELLO ORGANIZZO I MIEI PROGETTI
Se ho un progetto più ampio da sviluppare, posso usare Trello per organizzare l’intero processo, partendo dal punto A e arrivando al punto Z.
Per prima cosa creo una nuova bacheca dedicata all’intero progetto, poi passo alle liste e infine alle singole attività da svolgere.
Ad esempio, se sto creando un nuovo corso online, posso creare tutte le lezioni di quel corso e poi aggiungere le singole attività da fare, grazie alle schede.
Per singole attività intendo testi da scrivere, video da girare o immagini da creare che, in realtà, sono costituite da diversi passaggi più piccoli che se non monitorassi in questo modo, potrei tranquillamente perdermi per strada.
In sostanza parto da una macroattività per poi spezzettarla in tante micro attività che mi portano al risultato finale.
So che non è facile partire da zero e rivoluzionare la propria organizzazione, come so che lavorare senza averne una non ti porterà ad ottenere alcun risultato significativo per te e per la crescita del tuo business.
Sei un’imprenditrice quindi hai il diritto di avere le tue soddisfazioni e i tuoi picchi di autostima, come hai anche il dovere di lavorare nel modo giusto per il tempo necessario.
Quindi se:
- Ti stuzzica l’idea di conoscere uno strumento semplice come Trello
- Vorresti utilizzarlo per organizzare la tua attività
- Uno dei tuoi obiettivi è quello di migliorare la produttivà
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