In ambito lavorativo (ma anche nella vita personale) sono una persona che tende a pensare “Chi fa da sé fa per dieci” e che “Quella cosa lì è fatta bene solo se la si fa come dico io”, però mi rendo anche conto che è tanto giusto quanto necessario lasciar andare determinati aspetti, o lavorativamente parlando, è giusto DELEGARE determinate attività.
A volte si raggiunge il punto di non ritorno, in cui abbiamo assolutamente bisogno di alleggerire il carico, pena la nostra sanità mentale.
Ho pensato di riunire questi 5 step per aiutarti a fare un gran passo, spiegandoti che DELEGARE alcuni compiti ad un collaboratrice esterna, come per esempio può essere l’assistente virtuale, non è un disonore, ma ha i suoi vantaggi, come quello di non dipendere dal tuo biz ma al contrario, farlo lavorare per te!
NON ARRIVARE PROPRIO AL LIMITE
Spesso tendiamo ad incassare a più non posso, ad accumulare impegni e compiti, sobbarcandoci di mille responsabilità, convinte di essere le regine del multitasking, finchè non arriviamo con la lingua per terra e l’umore schizzato.
GRAVE ERRORE!
Non arrivare a questo punto, e siccome prevenire è meglio che curare, se ti rendi conto di non avere mille ore a tua disposizione e soprattutto vorresti avere un po’ di tempo per te stessa, i tuoi figli, la tua famiglia e i tuoi amici, inizia a delegare alcune attività.
DECIDI COSA VUOI DELEGARE
Non sai da che parte iniziare?
Parti facendo una selezione delle attività di cui non vorresti più occuparti. Magari da quelle che proprio non sopporti o che per te sono più pesanti. Inizia delegando pochi compiti, come per esempio quelli che ti portano via più tempo ogni settimana.
Per esempio seguire la pubblicazione dei post sul blog, spedire la newsletter, mantenere attivi i tuoi social tutte le settimane, preparare i preventivi per i potenziali clienti, le fatture mensili, gestire le email. Queste sono solo alcune voci che mi vengono subito in mente, ma sono convinta che l’elenco di ciò che fai giornalmente, settimanalmente o mensilmente è molto più lungo.
Prova a scriverlo nero su bianco, così ti renderai subito conto di quanto sia lungo e avrai le idee molto più chiare.
SELEZIONA I COMPITI DA DELEGARE
Come fare?
Riprendi in mano l’elenco che hai fatto prima e da lì elimina tutte quelle attività che solo tu puoi svolgere. Banalmente se sei un dottore, visitare i pazienti è un tuo compito esclusivo che non puoi delegare alla tua AV, come anche se sei una fotografa, puoi delegare l’organizzazione del tuo archivio digitale, ma non quello di effettuare i servizi fotografici.
Eliminati questi aspetti di cui solo tu puoi occuparti, ti rimarranno esclusivamente i compiti che puoi delegare. Ecco, quello sarà l’elenco che utilizzerai durante la prima call conoscitiva con la tua futura assistente virtuale.
FAI IL CLASSICO PASSAGGIO DELLE CONSEGNE
Una volta deciso cosa delegare é arrivato il momento di passare all’azione passando realmente i compiti.
Prima di tutto ci sarà la fase in cui dovrai “istruire” la tua collaboratrice per spiegarle come gestisci tu alcune cose e come procedere. Per esempio se la tua collaboratrice dovrà aggiornare un file in Excel come il tuo piano editoriale, dovrai darle gli input necessari per continuare ad aggiornarlo seguendo il tuo metodo.
Non dovrai insegnarle nulla perché non siamo sui banchi di scuola, ma dovrai semplicemente darle tutte le informazioni necessarie che le permetteranno di seguirti nel migliore dei modi.
COMUNICAZIONE A DOPPIO SENSO
Un aspetto che io ritengo fondamentale per la buona riuscita di un buon rapporto di lavoro è la collaborazione. Senza quella non si va da nessuna parte, e ricordati che la collaborazione viaggia a doppio senso, non a senso unico!
È vero che la AV è a tua disposizione, ma é anche vero che lei ha bisogno del tuo supporto, del tuo consiglio e della tua supervisione iniziale per trovare la strada giusta.
PERIODO DI ASSESTAMENTO
Parlo di supervisione iniziale perché appena inizi un rapporto di lavoro con un nuovo cliente, c’è sempre quello che io definisco il periodo di assestamento, che può durare una/due settimane. Ci si deve conoscere, bisogna capirsi e anche sbagliare perché a volte, dai piccoli sbagli nascono ottime soluzioni.
All’inizio ovviamente il confronto sarà più frequente perché più volte dovrà essere aggiustato il tiro, l’importante però è riuscire a comunicare sempre con chiarezza e disponibilità. In questo modo il rodaggio sarà veloce e la tua AV riuscirà in breve tempo ad alleggerire le tue giornate.
Pensa a quanto può essere bello partecipare a un corso di 2/3 giorni senza l’angoscia di dover rientrare in ufficio per fare le fatture, che invece seguirà la tua assistente virtuale?
Oppure a quanto può essere salutare per te e la tua comunicazione, seguire il tuo piano editoriale dedicandoti solo alla scrittura dei post per il tuo blog, per poi consegnare le bozze dei tuoi quattro articoli mensili alla tua AV, che si occuperà di revisionarli, formattarli e pubblicarli?
