DELEGARE in 5 step: perché, quando e da dove iniziare

In ambito lavorativo sei una persona che tende a pensare “Chi fa da sé fa per dieci” oppure “Quella cosa lì è fatta bene solo se la si fa come dico io”, senza renderti conto che è tanto giusto quanto necessario delegare determinate attività?

Se sei un progettista o un consulente immobiliare hai come priorità la soddisfazione del cliente, non vuoi deluderlo ma renderlo felice.

Per questo ti concentri su attivi che portano guadagno (giustamente) tralasciando le attività amministrative o gestionali che ovviamente si accumulano.

Questi sono i compiti che puoi delegare ad altre persone – come l’assistente virtuale – mentre tu ti dedichi alla progettazione, alla vendita o all’acquisizione di nuovi clienti e alla valorizzazione di immobili.

Non è sempre facile capire da dove iniziare con la delega e, proprio per questo, ho pensato di riunire qui 5 passaggi per aiutarti a fare il gran passo spiegandoti che, delegare alcuni compiti ad una collaboratrice esterna, non è per te una sconfitta bensì un’assoluta vittoria!

 

NON ARRIVARE PROPRIO AL LIMITE

Spesso tendi ad accumulare impegni e compiti sobbarcandoti di mille responsabilità, convinta di essere la regina del multitasking, finchè non arrivi con la lingua per terra e l’umore schizzato. Male…molto male!

Non arrivare a questo punto e, siccome prevenire è meglio che curare, se ti rendi conto di non avere mille ore a tua disposizione e, soprattutto, vorresti avere un po’ di tempo per te stessa, i tuoi figli, la tua famiglia e i tuoi amici, inizia a delegare alcune attività.

 

DECIDI COSA VUOI DELEGARE

Non sai da che parte iniziare? Parti facendo un elenco delle attività che svolgi in una settimana. Magari da quelle che proprio non sopporti o che per te sono più pesanti.

Per esempio seguire la pubblicazione dei post sul blog, spedire la newsletter, preparare i preventivi per i potenziali clienti, le fatture mensili, gestire le email.

Queste sono solo alcune voci che mi vengono subito in mente, ma sono convinta che l’elenco di ciò che fai giornalmente, settimanalmente o mensilmente è molto più lungo. Prova a scriverlo nero su bianco, segnando anche il tempo che svolgi per occuparti di ogni attività.

 

SELEZIONA I COMPITI DA DELEGARE

Come fare? Riprendi in mano l’elenco che hai fatto prima e da lì elimina tutte quelle attività che solo tu puoi svolgere.

Banalmente se sei un dottore, visitare i pazienti è un tuo compito esclusivo che non puoi delegare alla tua AV, come anche se sei una fotografa, puoi delegare l’organizzazione del tuo archivio digitale, ma non quello di effettuare i servizi fotografici.

Eliminati questi aspetti di cui solo tu puoi occuparti, ti rimarranno esclusivamente i compiti che puoi delegare. Ecco, quello sarà l’elenco che utilizzerai durante la prima call conoscitiva con la tua futura assistente virtuale.

 

FAI IL CLASSICO PASSAGGIO DELLE CONSEGNE

Una volta deciso cosa delegare é arrivato il momento di passare all’azione passando realmente i compiti.

Prima di tutto c’è la fase in cui dovrai “istruire” la tua collaboratrice per spiegarle come gestisci tu alcune cose e come procedere. Per esempio se la tua collaboratrice dovrà aggiornare un file in Excel come il tuo piano editoriale, dovrai darle gli input necessari per continuare ad aggiornarlo seguendo il tuo metodo. Dovrai semplicemente darle tutte le informazioni che le permetteranno di seguirti nel migliore dei modi.

 

COMUNICAZIONE A DOPPIO SENSO

Un aspetto che io ritengo fondamentale per la buona riuscita di un buon rapporto di lavoro è la collaborazione. Senza quella non si va da nessuna parte, e ricordati che la collaborazione viaggia a doppio senso, non a senso unico! 

È vero che l’AV è a tua disposizione, ma é anche vero che lei ha bisogno del tuo supporto, del tuo consiglio e della tua supervisione iniziale per trovare la strada giusta.

 

PERIODO DI ASSESTAMENTO

Parlo di supervisione iniziale perché appena inizi un rapporto di lavoro con un nuovo cliente, c’è sempre quello che io definisco il periodo di assestamento. Ci si deve conoscere, bisogna capirsi e anche sbagliare perché a volte, dai piccoli sbagli, nascono ottime soluzioni.

All’inizio ovviamente il confronto sarà più frequente perché più volte dovrà essere aggiustato il tiro, l’importante però è riuscire a comunicare sempre con chiarezza e disponibilità. In questo modo il rodaggio sarà veloce e la tua AV riuscirà in breve tempo ad alleggerire le tue giornate.

Pensa a quanto può essere bello partecipare a un corso di 2/3 giorni senza l’angoscia di dover rientrare in ufficio per fare le fatture, che invece seguirà la tua assistente virtuale?

Oppure a quanto può essere salutare per te e la tua comunicazione, seguire il tuo piano editoriale dedicandoti solo alla bozza dei tuoi contenuti, che poi consegnerai alla tua AV che si occuperà di revisionarli, ottimizzarli e pubblicarli?

Desideri ulteriori indicazioni sulla delega o vuoi sapere cosa posso fare per te?

Ho un sacco di articoli sul blog che parlano di assistenza virtuale e poi c’è anche la mia guida “Come trovare l’assistente virtuale dei tuoi sogni” che può chiarire i tuoi dubbi, ma se preferisci un confronto diretto con me puoi fissare una call gratuita di 30 minuti in cui potremo conoscerci: tu mi racconti di te e del tuo business mentre io rispondo alle tue domande, spiegandoti anche nel dettaglio come posso alleggerire il tuo tempo.