Un paio di mesi fa ti ho parlato in questo articolo del perché delegare alcuni compiti alla tua futura assistente virtuale (AV), oggi invece, vorrei parlarti meglio dell’importanza del QUANDO delegare, poiché molte persone compiono il grande errore di non prevedere gli imprevisti, per poi trovarsi all’ultimo momento sommerse da mille ansie.

Cosa possiamo considerare imprevisti?

1. Gravidanza
2. Influenza improvvisa
3. Imminente trasloco
4. Viaggio non programmato

E tante altre problematiche inattese che possono obbligarti a rallentare il tuo ritmo lavorativo. In queste occasioni nasce spontaneo chiedersi: “E ora come faccio?”

Qui prevedere non vuol dire leggere il futuro nella palla di vetro, ma bensì avere il buon senso di portarti avanti quando il tempo te lo permette, prendendo in considerazione varie soluzioni, per la crescita del tuo piccolo business. In che modo?

 

Ecco 5 mosse che ti aiuteranno a prevedere invece che curare all’ultimo secondo

 

Delegare e semplificare

Che il tuo imprevisto sia più o meno risolvibile, il delegare alcuni compiti semplificherà la tua vita lavorativa e privata. Magari nel corso degli anni hai delegato ad altri professionisti compiti che tu non eri effettivamente in grado di gestire, come per esempio la costruzione del tuo sito o della tua immagine online. Ora invece, devi iniziare a lasciar andare anche tutte quelle attività che hai sempre gestito tu, ma che ormai, devono viaggiare da sole, perché tu non riesci a occuparmene o perché, magari, tolgono tempo a mansioni fondamentali per la cresciata del tuo biz (progettazione, cura del cliente e valorizzazione degli immobili).

 

Agevolare il flusso di delega

Elencare tutte le attività che desideri delegare alla tua assistente virtuale e organizzale utilizzando sistemi di gestione dei progetti come Trello o Asana. Indipendentemente dal modo che scegli per documentare il tuo processo, la tua AV dovrà avere tutta la documentazione a cui fare riferimento per lavorare. Ciò ti consentirà di risparmiare tempo evitando di rispondere ripetutamente alle stesse domande e saprai con certezza che la tua AV avrà seguito il tuo schema. Inoltre tu non sarai sopraffatta dal pensiero di dover fornire tutta la documentazione in una volta sola, rischiando anche di sovraccaricare la tua AV.

 

Gestire le aspettative

Ricordati di non scaricare di botto la tua to-do list sulla tua nuova AV il primo giorno o la prima settimana di collaborazione. Assegnale un’attività alla volta lasciandole un intervallo di tempo idoneo allo svolgimento della stessa, ma prima di assegnare l’attività, ricordati di inserire nel sistema il processo esatto per svolgerla. Assegnare attività con spazi temporali relativamente brevi ti consentirà di tener monitorato il rapporto tempo/€ spesi per una determinata attività.

Così facendo saprai:

1. Quanto tempo ci vuole per completare un’attività assegnata e quanto stai spendendo
2. Se le tue aspettative non vengono soddisfatte

Perché può succedere? O hai sopravvalutato la quantità di lavoro che può essere svolta in un determinato periodo di tempo assegnato alla tua AV (il caso più diffuso) oppure la tua AV non ha dimestichezza con il compito che le hai assegnato e necessita di più tempo per prenderci la mano.

 

Essere realistica con le tempistiche

Le assistenti virtuali non sono delle super dee (anche se esserlo non sarebbe poi tanto male) quindi se hai deciso di delegare un’attività perché per te troppo dispendiosa in termini di tempo, prepara un dettagliato passaggio di consegne e inseriscilo nel programma che usi per comunicare con la tua AV. Ricordati di darle una tempistica ragionevole per svolgere questo compito. Anche se aggiungi un ora in più fa niente, l’importante è gestire tutto con chiarezza e precisione. Il rapporto di collaborazione sarà più semplice e magari scoprirai che la tua AV è più veloce e precisa di quanto pensi 😉

 

Piccoli consigli per lavorare con la tua AV

1. Tratta il tuo VA con rispetto, chiedile eventuali consigli (ti vorrà aiutare sicuramente) e ricordati che lei non è una tua dipendente, bensì collaborate alla crescita del tuo business.
2. Cerca una AV sveglia, qualcuno che risponda per tempo alle tue e-mail, che ti tiene aggiornata sul suo operato e che abbia voglia di condividere con te le informazioni.
3. Investi su di lei e su i sui punti di forza e vedrai che la tua AV lavorerà per te con più entusiasmo.
4. Le AV hanno diverse competenze ma non possono saper fare tutto, quindi sfrutta al meglio le capacità che possiedono.
5. Paga il giusto. Scegli la professionista giusta per te, per il tuo portafoglio, ma soprattutto adatta alle tue necessità.
6. Loda il suo lavoro e dai un tuo feedback sul suo operato.
7. Fattene una ragione; commetterete degli errori, ma l’importante è perdonare, imparare e migliorare.
8. Comunica in anticipo le tue aspettative per evitare poi spiacevoli sorprese.

 

Spero che questo post ti sia stato utile, ma se così non fosse e necessiti di una spinta in più per capire come poter collaborare con un’assistente virtuale, realizzando il vero valore che apporterebbe al tuo piccolo business, puoi fissare una call gratuita su skype di 30 minuti cliccando sull’immagine qui sotto.