Ti senti sopraffatta dal tuo disordine digitale, ansiosa e poco produttiva? Accendi il pc e il tuo desktop è un caos senza fine? Non vuoi più aprire la casella di posta perché sai che ci sarà una lista infinita di e-mail da leggere e archiviare, che ti salterà alla gola?
E se ti dicessi che ci sono dei semplici passi che puoi fare per affrontare ed eliminare queste sensazioni negative?
Ho capito … ora ti spiego tutto!
STEP 1: Posta in arrivo – Sistema le tue email
Cosa banalissima e scontata – ma obbligatoria – svuota le cartelle cestino e spam (posta indesiderata)!
Annulla iscrizione alle newsletter che non ti servono davvero. Può essere che a volte, presa dalla foga del momento o dall’interesse per un freebie, ti iscriva a newsletter che poi, dopo poco, ti accorgi non essere interessanti come pensavi. Può succedere! Non è un peccato capitale cancellarsi da una newsletter. Meglio far parte di newsletter o ricevere email utili per te a livello personale o professionale, che riceverne a oltranza e non interessanti. Fai questa operazione una volta al mese oppure – ancora meglio – elimina appena leggi il contenuto che non desideri più ricevere. Non tenerle nella tua casella di posta in arrivo pensando che poi la eliminerai, perché corri il rischio di accumulare. Prendila come abitudine generale per quando leggi una mail: aprili la mail, la leggi e poi la elabori oppure la archivi o cancelli.
Se per te è un delirio eliminare subito, crea una Cartella chiamata LEGGERE PIÙ TARDI proprio per quelle email che leggi, ma non sei sicura della loro destinazione. Una volta al mese però passaci da quella cartella! Leggi veramente ciò che c’è, e quello che non serve buttalo nel cestino mentre il resto archivialo.
Apri e ordina ogni email alla fine della giornata. Non c’è niente di più bello che andare a dormire con una casella di posta vuota. Ovviamente il giorno dopo sarà di nuovo piena di posta in entrata, ma il lavoro di ieri l’avrai già sistemato e sarai soddisfatta.
Passaggio 2: Preferiti del tuo browser
Elimina i link preferiti che hai salvato ma che non usi più o quasi mai. È un po’ lo stesso discorso delle email: ci piace tenerle al caldo ma alla fin fine non ce né facciamo nulla. So che è più facile salvare un sito Web nella barra dei preferiti e lasciarlo lì in stand bay. Se anche qui vuoi tenere ordinato, una volta al mese dai una controllata alla barra del tuo browser e cancella tutti i link salvati nei preferiti che non utilizzi davvero.
I restanti però suddividili in cartelle dando un senso logico, per non lasciarli nel caos più totale.
Passaggio 3: Il tuo pc – sistema il desktop
Hai lo schermo del tuo pc tappezzato da mille file o immagini che non sai cosa siano? Perfetto, ora devi assolutamente dare un senso a quel caos! Apri quei file e se non ti servono buttali nel cestino, mentre quelli che vorrai tenere, salvali nel tuo database. Creane uno con Google Drive, DropBox o One Drive, l’importante è che a fine di ogni giornata il tuo desktop sia libero di respirare. Tratta il tuo desktop come un parcheggio temporaneo per i tuoi file, che a fine giornata lavorativa sposterai nel posto giusto.
Passaggio 4: Archiviazione sul Cloud
Prima ti ho parlato di Google Drive, OneDrive e Dropbox, tre soluzioni per crearti un archivio virtuale sul Cloud sempre a portata di mano.
Crea cartelle per categoria, progetto, attività, data o in qualsiasi modo a te congeniale. Ad esempio, nel mio Drive ho una cartella chiamata MARA AV, in cui ho creato le diverse sottocartelle:
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Clienti
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Corsi
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Contabilità
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Blog
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Risorse
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Varie
Queste sono solo alcune perché il mio elenco continua perché, ciascuna di queste cartelle, ne contiene delle altre: per esempio la cartella Clienti è composta da tante cartelle chiamate con i nomi delle mie varie clienti. In quella dei Corsi idem, troverai altre sottocartelle con il nome dei vari corso che seguo o ho seguito. Ti sei fatta un’idea?
Questa organizzazione ti facilita un sacco di operazioni e ti permette di trovare le info che cerchi in breve tempo. Dai quindi a tutti i tuoi documenti un nome preciso che ti permetta di identificare il contenuto; se li chiami tutti file1 o Fotox, come cavolo fai a ricordarti cosa c’è dentro? Quando dovrai cercarlo, secondo te, attirerà subito la tua attenzione o perderai tempo a cercare ciò che ti serve?
Anche per i file che contengono i tuoi post del blog non salvarli con la data di pubblicazione o il mese, ma con il titolo del post. Per farti un esempio, io questo l’ho salvato nel mio Drive come “4 passaggi per eliminare il disordine digitale” poi archiviarlo nella cartella Blog – 2018 – ottobre. Questo metodo ti rende molto facile la ricerca senza dover passare tra infinite cartelle.
