Workflow: perché utilizzarlo per il tuo business

Prima di iniziare il discorso, partiamo dal definire la parola in se stessa:

Workflow (o flusso di lavoro) è la creazione (su carta o digitale) e la gestione di un processo lavorativo, che in italiano possiamo anche chiamare “Automazione dei processi lavorativi”.

Il workflow in sostanza indica la gestione dei processi lavorativi, attraverso la creazione di modelli, di tutte le task da svolgere per raggiungere i tuoi obiettivi. Inoltre il workflow, non riguarda solo te, ma coinvolge anche i tuoi collaboratori e/o assistenti.

 

Ma cosa sono questi processi lavorativi?

Nient’altro che lo scambio di informazioni che avvengono tra le diverse figure professionali coinvolte in un determinato progetto.

Ti faccio alcuni esempi per essere più chiara: un flusso di lavoro può essere necessario per controllare il processo di fatturazione, la pianificazione del tuo calendario editoriale per i social o il blog, oppure per racchiudere tutti gli step che fai solitamente all’inizio di ogni progetto di ristrutturazione o di acquisizione/vendita immobile.

 

Perché hai bisogno di un documento che gestisca i tuoi flussi di lavoro

 

Ogni task viene eseguita e spuntata

Anche se tutti i giorni svolgi le stesse attività, seguendo sempre lo stesso procedimento, arriverà prima o poi il momento in cui perderai per strada qualche passaggio. Proprio per questo tutto deve essere tracciato e ben organizzato, in maniera tale che tu, e ogni persona coinvolta nel progetto che stai definendo, sia al corrente dell’avanzamento lavori.

 

Preparati a crescere

Il tuo business col tempo cresce, si sviluppa e le attività che devi seguire aumentano. A un certo punto, dovrai delegare ad altre persone alcune attività che non puoi più gestire in prima persona (per salvare la tua sanità mentale e fisica). Per questo motivo, se hai già documenti di workflow pronti, puoi facilmente delegare le attività appena ti renderai conto di aver bisogno di un supporto. In questo modo non perderai tempo cercando di capire come poter formare qualcun’ altro per fare esattamente quello che fai tu.

 

Cosa includere nei documenti di workflow

Questi documenti non devono essere complicati, anzi, più semplici e lineari sono e più veloce è l’interpretazione per chiunque.

Ecco alcuni punti che dovrai includere:

 

Titolo del workflow

Qual è il flusso di lavoro che stai pianificando?

Es: “Modello workflow blog post” oppure “Modello client on-boarding” (ossia la fase di acquisizione, la presa in carica di ogni nuovo cliente) oppure “Modello organizzazione del progetto”.

 

Scopo o Descrizione del flusso di lavoro

In questa sezione, devi definire l’obiettivo del tuo flusso di lavoro. Puoi scrivere un paragrafo descrittivo oppure usare un unica frase sintetica come per esempio se il tuo flusso di lavoro è “Modello organizzazione del progetto” potresti descriverlo con questa frase: passaggi da compiere per sviluppare un progetto dalla A alla Z.

 

Sistemi necessari

Quali sistemi operativi/programmi utilizzi per sviluppare un progetto di ristrutturazione interna o di valorizzazione immobiliare?

Potresti avere un documento pre impostato o una cartella di lavoro in Google Drive oppure crearne uno molto semplice e flessibile con Trello

 

Elenco dettagliato delle attività

La soluzione migliore è quella di utilizzare una check-list per ogni processo da svolgere. Ogni task deve avere una casella di controllo che puoi spuntare quando la completi.

Nessun compito è troppo piccolo da aggiungere alla tua check-list; aggiungi tutto ciò che ti è necessario. Ogni check-list che crei, ti servirà quando dovrai delegare a collaboratori e assistenti virtuali. In questo modo avrai sempre la situazione sotto controllo, spuntando mano mano i compiti risolti.

Hai bisogno di un aiuto per strutturare il tuo primo workflow?

Nel video corso TRELLO 4YOU, trovi una guida utilissima per creare il tuo primo flusso di lavoro, ma se sei stanca di fare sempre tutto da sola e di spendere soldi senza avere risultati, sono felice di occuparmi di questa attività faticosa della tua lista di cose da fare!

Prima però vorrei conoscere te e i tuoi obiettivi, per poi condividere le soluzioni più adatte al tuo lavoro.

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Non vedo l’ora di incontrarti!